MATERI BAB 3

MATERI BAB 3

1.      Jelaskan perbedaan antara kebijakan dan perencanaan sistem?

      Jawab :

 Kebijakan Sistem

 Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak    karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang

(periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

2.      Sebutkan tiga proses didalam perencanaan sistem

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

a.       Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukanproyek-proyek sistem nformasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

a)      Pengendalian penjualan dan pemasaran

b)      Pengendalian distribusi

c)      Pengendalian produksi

d)      Pengendalian keuangan

e)      Pengendalian persediaan

b.      Menetapkan sarana proyek-proyek sistem

      Sarana ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.

      Contoh : Sistem informasi penjualan : memiliki sasaran :

a)      Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik

b)      Meningkatkan volume penjualan

c)      Menediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajern marketing

c.       Menetapkan Kendala proyek-proyek sistem

     Aada 3 faktor kendala :

a)      Masalah dana

b)      Masalah Waktu

c)      Mengenai batasan peraturan yang berlakupada perusahaan tersebut.

d.      Menentukan Priyoritas proyek-proyek sistem

      Yaitu menentukan proyek-proyek mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu tentunya    proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.

e.       Membuat Laporan perencanaan sistem

      Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

a)      Latar belakang Organisasi

b)      Proyek sistem informasi yang direncanakan

c)      Sasaran pengembangan sistem aianformasi

d)      Kendala didalam pengembangan sistem Informasi

e)      Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

f.       Meminta Persetujuan Manajemen

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :

Menunjuk team analis

Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek-proyek yang akan dikembangkan, meliputi :

a.       Melakukan Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatustudi yang akan digunakan untuk menentukan    apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atautidak.

b.      Nilai kelayakan proyek sistem :

a)                     Kelayakan Teknik

Ketersediaan teknologi yang digunakan

Ketersediaan staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b)                     Kelayakan Operasi

Kemampuan personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.

Kemampuan dari sistem informasi yang menghasilkan informasi 

c)                     Kelayakan Jadwal

Apakah sisteminformsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

d)                     Kelayakan Ekonomi

Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e)                     Kelayakan Hukum

Apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.   

c.       Membuat Usulan Proyek system

d.      Meminta persetujuan manajemen

3.  Sebutkan poin-poin apa saja yang harus diperhatikan dalam perencanaan sistem?

     Jawab :

    Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi :

1. Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.
2. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur.
3. Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.
4. Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.
5. Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.

4.      Sebutkan isi laporan perencanaaan sistem ?

      Jawab:

      Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

a.       Latar belakang Organisasi

b.      Proyek sistem informasi yang direncanakan

c.       Sasaran pengembangan sistem aianformasi

d.      Kendala didalam pengembangan sistem Informasi

e.       Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

5.      Jelaskan apayang dimaksud dengan studi kelayakan sertajelaskan pulafaktor-faktor yang harus di nilai     dalam studi kelyakan tersebut !

Jawab :   Studi kelayakan adalah suatustudi yang akan digunakan untuk menentukan apakah  pengembangan proyek sistem layak diteruskan atautidak.

            Nilai kelayakan proyek sistem :

a)      Kelayakan Teknik

Ketersediaan teknologi yang digunakan

Ketersediaan staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b)      Kelayakan Operasi

Kemampuan personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.

Kemampuan dari sistem informasi yang menghasilkan informasi 

c)      Kelayakan Jadwal

Apakah sisteminformsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

d)      Kelayakan Ekonomi

Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e)      Kelayakan Hukum

Apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.   

   

Sabtu, 18 Oktober 2014

MATERI BAB 2

GAMBARAN SOAL UTS BAB2

                             TENTANG TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

1. Sebutkan alasan mengapa suatu organisasi perlu melakukan pengembangan sistemdan jelaskan pendapat andaseberapa penting pengembangan sistem tersbut?
jawab:
Perlunya Pengembangan Sistem karena:
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : betidakberesan sistem yang lama, etidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, pertumbuhan organisasi, kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. 

Menurut saya pengembangan sistem sangatlah diperlukan karena untuk menangani beberapa hal seperti berikut ini : 

      1.    Keluhan pelanggan

2.    Pengiriman barang yang sering tertunda

3.    Pembayaran gaji yang terlambat

4.    Laporan yang tidak tepat waktu

5.    Isi laporan yang sering salah

6.    Tanggung jawab yang tidak jelas

7.    Waktu kerja yang berlebihan

8.    Ketidakberesan kas

9.    Produktivitas tenaga kerja yang rendah

10.  Banyaknya pekerja yang menganggur

11.  Kegiatan yang tumpang tindih

12.  Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan

13.  Kehilangan kesempatan kompetisi pasar

14.  Persediaan barang yang terlalu tinggi

15.  Pemesanan kembali barang yang tidak efisien

16.  Biaya operasi yang tinggi

17.  File-file yang kurang teratur

18.  Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran

19.  Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan

20.  Investasi yang tidak efisien

21.  Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat

22.  Kapasitas produksi yang menganggur

      23.  Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
2. Sebutkan prinsip-prinsip yang harus diperhatikan didalam melakukan pengembangan sistem?
    Jawab:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal yaitu semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan dan investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja & tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5. Jangan takut membatalkan proyek
6. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan siste

3. Gmbarkan diagram yang menggambarkan siklus hidup pengembangan sistem serta jelaskan tahapan   masing-masing?
   Jawab :
   

Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang di-laksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan meng-implementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas tujuh fase, yaitu :

1. Perencanaan sistem
2. Analisis sistem
3. Perancangan sistem secara umum / konseptual
4. Perancangan sistem secara detail
5. Evaluasi dan seleksi sistem
6. Implementasi sistem
7. Pemeliharaan / Perawatan Sistem 

Ketujuh fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada gambar di bawah ini. 

  Gambar Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Penjelasan mengenai fase-fase siklus hidup pengembangan sistem :

1.   Perencanaan Sistem

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan selama fase perencanaan sistem adalah faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan serta faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

Faktor kelayakan (feasibility factors)	Faktor strategis (strategic factors)
Kelayakan teknis	Produktivitas
Kelayakan ekonomis	Diferensiasi
Kelayakan legal	Manajemen
Kelayakan operasional
Kelayakan rencana

Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

• Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
• Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
• Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
• Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian. 
• Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis, seperti :

• Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
• Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
• Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari. 

2.   Analisis Sistem

Adalah mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 

3.   Perancangan Sistem Secara Umum (Konseptual)

Dalam fase ini dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai (user). Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. Analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasi-kan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.

          

Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output. 

4.   Perancangan Sistem Secara Detail

Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.

Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.

Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.

5.   Evaluasi dan seleksi sistem

Menyeleksi penggunaan software maupun hardware didalam penerapan sistem baru

6.   Implementasi sistem

Pada fase ini sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi, sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru

7.   Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Bertujuan untuk menjaga agar sistem informai dapat digunakan dalam organisasi tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama.

     

4. Jelaskan pendekatan-pendekatan yang bisa digunakan dalam melakukan pengembangan sistem ?     Jawab :

Pendekatan Klasik (Classical Approach) disebut juga dengan pendekatan tradisional (traditional approach) atau pendekatan konvensional (conventional approach). Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada pendekatan klasik adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit. Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram.
2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal. Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur.
3. Kemungkinan kesalahan sistem besar. Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
4. Keberhasilan sistem kurang terjamin. Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. 

Pendekatan Terstruktur (Structured Approach) dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.